Avtalet med första kunden: vad bör ingå?

Därför är ett skriftligt avtal med första kunden värt besväret

Ett muntligt avtal gäller i många fall, men kan vara svårt att bevisa, enligt Konsumentverket. Konsumentverkets vägledning gäller konsumentavtal; eftersom den första kunden också kan vara ett företag bör avtalet tydligt dokumentera vad parterna kommit överens om.

Avtal regleras i lagen (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område – avtalslagen. Den reglerar bland annat hur avtal ingås och när de blir bindande, men är till stor del dispositiv. Vissa avtal måste ändå upprättas i en viss form för att gälla; köp av fastighet måste till exempel vara skriftligt.

Avtalsfrid, som säljer juristgranskade avtalsmallar, skriver att de flesta tvister mellan företagare bottnar i att man aldrig skrev ned vad man kom överens om. För en första kundaffär får avtalet en dubbel funktion: det styr uppdraget, och skrivningar om betalning, ändringar och ansvar blir ofta utgångspunkt när liknande affärer ska göras senare.

Bakgrund och syfte: sätt ramen för samarbetet

Verksamt.se rekommenderar att avtalet först kort beskriver bakgrunden och syftet: vad parterna avsett. Enligt Företagarna kan ett oklart eller ofullständigt avtal behöva fyllas ut. Vid tolkning kan man utgå från avtalets lydelse, vad som inträffat vid avtalets träffande och de förhandlingar som föregått avtalet.

En bakgrundstext beskriver parterna, vad samarbetet ska leda fram till och varför man gör affären tillsammans. Den blir ett underlag om en enskild formulering senare visar sig otydlig.

Avsnittet brukar innehålla vilka verksamheter parterna bedriver, vad uppdraget handlar om, kundens behov och den egna rollen (utförare, leverantör, underkonsult). Har affären föregåtts av en förstudie, en upphandling eller en tidigare provleverans kan det nämnas här, eftersom det förklarar varför avtalet ser ut som det gör.

Parter, roller och vem som får binda företaget

Vem som får teckna avtal för företagets räkning är centralt, enligt Företagarna. Vissa personer kan genom sin ställning ha ställningsfullmakt och därigenom binda företaget.

En säljare som upprepade gånger utan invändning från företaget tecknar order får också fullmakt genom företagets passivitet. Även den som formellt inte är behörig kan binda bolaget om man låter det fortgå.

Skriv in fullständiga företagsnamn och organisationsnummer för båda parter. Namnge vem eller vilka som företräder respektive part och undertecknar avtalet.

Om fullmakt, bolagsordning eller internt beslut begränsar behörigheten – till exempel till belopp under en viss nivå, eller att ändringar ska godkännas av en namngiven person – bör begränsningen stå i avtalet. Annars är den svår att åberopa mot motparten. Tydliggör också vem som är kontaktperson i löpande arbete och dennes roll.

Vad ska levereras? Omfattning, tidplan och ändringar

Beskrivningen bör svara på vad som ingår: vilken tjänst eller produkt, antal, volymer, vilka delmoment som utförs, var och när de utförs och vad resultatet ska vara.

Lika viktigt är vad som inte ingår – till exempel material, resor, tredjepartslicenser eller arbete utanför avtalad tid. Frågorna brukar uppstå i gränslandet mellan ingående och icke ingående moment. Konsultavtal och leveransavtal är de vanliga kategorierna för den här typen av affärer.

Lägg till en tidplan med start, delmoment och slutpunkt. Lägg också till en rutin för ändringar: vem som får begära ändring, i vilken form den ska begäras, hur den ska bekräftas skriftligt och hur den påverkar pris och tidplan.

Konsumentverket beskriver detta för konsumentavtal: om en part tackar ja till ett anbud men samtidigt vill ändra något, lämnar parten ett nytt anbud som motparten måste acceptera för att avtal ska uppstå.

Samma logik gör att ändringar under ett pågående uppdrag bör dokumenteras skriftligt i stället för att hanteras muntligt.

Kommersiella villkor och påföljder

Ett avtal reglerar inte alltid alla villkor och påföljder. Vissa regler är tvingande, medan parterna fritt kan komma överens om andra. Skriv därför ut de kommersiella villkoren så långt de är kända.

Företagarna pekar på frågor som kan bli tvistiga: kan avtalet sägas upp, och hur förändras villkoren i ett avtal som löper över flera år? Bestäm i förväg vad som händer vid försening, fel i leveransen, utebliven betalning och om en part vill avsluta samarbetet.

Ett avtal bör ange pris och prissättningsmodell (fast pris, löpande räkning eller en kombination), när fakturering får ske och betalningstid. Ange även dröjsmålsränta och eventuell indexering eller prisjustering. Räntelagen (1975:635) anger att ränta i fall som avses i 3 eller 4 § beräknas per år med en räntefot som motsvarar den vid varje tid gällande referensräntan med ett tillägg av åtta procentenheter (riksdagen.se).

Ta också ställning till ansvarsbegränsning och ansvarstak, försäkringskrav, uppsägningstid och vad som gäller för redan påbörjat arbete. Reglera dessutom vem som får använda eller äga resultatet, vad som händer om en händelse utanför parternas kontroll hindrar leveransen (force majeure), vilken lag som ska tillämpas och hur tvister ska lösas, inklusive vilket forum som ska pröva dem.

Viktiga fakta om avtal i svensk företagspraxis

Sekretess och personuppgifter

Ett sekretessavtal skyddar känslig information och kan enligt Avtalsfrid vara avgörande innan man delar affärsidéer med en möjlig partner. I en första kundrelation får kunden ofta insyn i arbetssätt, prissättning, kundlistor, kod eller metodik, samtidigt som den egna verksamheten får insyn i kundens interna förhållanden.

Bestäm vad som ska vara konfidentiellt, vem som får ta del av informationen, i vilket syfte den får användas och hur länge sekretessen gäller efter att samarbetet upphört. Reglera också vad som händer med materialet när avtalet tar slut.

En integritetspolicy visar hur ni hanterar personuppgifter. Avtalsfrid lyfter fram integritetspolicy och sekretessavtal som delar av de spelregler ett företag behöver ha på plats. Enligt GDPR ska personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden reglera sin relation genom ett skriftligt avtal (eller annan rättsakt). När leverantören behandlar personuppgifter för kundens räkning ska behandlingen regleras genom ett bindande personuppgiftsbiträdesavtal (IMY).

Standardavtal eller anpassat avtal? Skriv begripligt

Många företag förlitar sig på egna standardavtal för alla möjliga slags affärer. Det kan beskrivas som onödigt och inte särskilt användarvänligt.

Affärsjuristen Petter Ingelshed beskriver i Språkkonsulternas Språkbrev hur han fick lägga minst en halv dag per avtal på att bena ut vad som var viktigt och oviktigt. Han konstaterar att säljarna han hjälpte aldrig skulle ha kunnat förstå avtalet i en pressad situation.

Det hade varit mer vunnet om de som ska tillämpa avtalen själva kunde förstå dem och därigenom minimera risken för misstag. Standardavtal är dessutom ofta speciellt utformade för en bransch, enligt Företagarna.

Ett avtal anpassat efter den specifika situationen är ofta en grundförutsättning för ett långsiktigt samarbete. Många problem kan förutses och undvikas genom väl genomtänkta avtalsupplägg.

Jurister som arbetar med kommersiella avtal utgår från svensk avtalsrätt, branschpraxis och standardavtal. För dig som skriver själv blir slutsatsen densamma: utgå gärna från en mall eller branschpraxis, men stryk det som inte är relevant för affären, fyll på med det som är det, och skriv på klarspråk.

Gamla förlagor riskerar att föra med sig ett omodernt kanslispråk. Svenska avtal är i ett internationellt perspektiv förhållandevis korta och lättlästa, medan amerikanska licensvillkor är betydligt mer specifika och detaljerade.

Från offert till accept: undvik oklara avtal

Ett avtal uppstår genom anbud och accept, enligt avtalslagen. Konsumentverket beskriver samma grundmodell i sin vägledning för konsumentavtal.

En offert är ett skriftligt erbjudande där företaget visar vad det erbjuder och till vilket pris. Konsumentverket anger för konsumentavtal att en offert oftast räknas som ett anbud och att ett ja till offerten som den är med stor sannolikhet innebär avtal. I en företagsaffär bör offerten också tydligt ange vilka villkor som gäller.

Skillnaden mot ett utbud – en annons eller produkter i en webbshop – är att utbudet riktar sig till många. I Konsumentverkets beskrivning av konsumentavtal lämnar kunden då anbudet till företaget, och avtal uppstår först när företaget tackar ja.

Skriv därför offerten som ett dokument du kan stå för: vad som ingår och inte ingår, pris, tidplan, giltighetstid och vilka villkor som gäller i övrigt. Hänvisa till dina allmänna villkor och kontrollera att de följer med innan kunden tackar ja. Bestäm också om accepten ska ske skriftligt.

Checklista innan första kundavtalet skrivs under

Bakgrund och syfte: skriv kort vad parterna avsett med avtalet (Verksamt.se).

Parter och behörighet: fullständiga företagsnamn, organisationsnummer, företrädare och undertecknare. Tänk på ställningsfullmakt och passivitet.

Omfattning: vad som ingår, vilka delmoment som utförs, vad som uttryckligen inte ingår och vilket resultat som ska levereras.

Tidplan och ändringar: start, delmoment, slutpunkt samt rutin för ändringar – vem som får begära dem, i vilken form och hur de påverkar pris och tidplan.

Villkor och påföljder: pris och prismodell, betalningstid och fakturering, dröjsmålsränta, ansvarsbegränsning, uppsägningstid samt vad som händer med påbörjat arbete. Ange också vad som gäller vid force majeure, vilken lag som ska tillämpas och hur tvister ska hanteras.

Sekretess och personuppgifter: vad som är konfidentiellt, hur information får användas och hur länge sekretessen gäller. En integritetspolicy visar hur ni hanterar personuppgifter. Om leverantören behandlar personuppgifter för kundens räkning ska behandlingen regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal (IMY).

Begriplighet och rättigheter: skriv klarspråk och undvik att ärva ett standardavtal för alla slags affärer. Reglera också vem som äger och får använda resultatet. De som ska tillämpa avtalet behöver förstå det för att undvika misstag.

Anbud och accept: skriv offerten som ett anbud du kan stå för, med giltighetstid och hänvisning till övriga villkor, och bestäm om accepten ska ske skriftligt.